BIツール

この言葉に出会ったのは2010年の春。自社の基幹システム入れ替えプロジェクトでのことです。
当時の私はある上場企業の財務部にいて、経営企画室業務を兼ねていました。
システム入力のほうではなく、入力されたデータの活用という観点からプロジェクトに関わっている私に、SIerのエンジニアたちが教えてくれた言葉です。

BIというのは「ビジネス・インテリジェンス」のこと。何やら格好の良い響きです。

ということは、「BIツール」とは、名前から察するに、仕事の知性を具現化するモノのことだと思いますが、SIerから具体名として聞き知ったのは次の2製品です。

DATA Nature(データネイチャー)
DATA Spider(データスパイダー)

いずれも、基幹システムに蓄えられた大量の各種データを、様々な切り口で抽出・集計して図表を作成することにより、多種多様な資料作りに貢献するハイテク製品です。

このほかに、その2年前に興味を持ったDR.Sum(ドクターサム)の講習会に参加して、BIツールなどという存在を知らぬままご縁を頂いていた製品もありました。
(その講習会に個人で参加したのは私だけだったらしい。わざわざ有休を使い、自腹で5万円払ってまで参加するモノ好きはそうはいないようです)

DR.Sumをはじめ、他の製品の説明たるや、聞くだけでワクワクしてくる内容です。
ポテンシャル満載で、何やら果てしない地平線の向こうに、希望に満ちた活躍の場が提供されているような気分になってきます。

しかし、講習会で体験版にログインして動かしてみて、強烈なショックを受けました。
たとえイメージと実際がかけ離れていたとしても、扱いに慣れてギャップを埋められるのなら問題ありませんが、そんな生易しい話ではなかった。
一言でいえば、データベースの力をスポイルするとこうなる、という見本のように思えたのです。

NatureやSpiderも同じでした。
講師の説明や操作ガイドなどでは、データ抽出の手軽さに加え、グラフ化などその後の展開のしやすさばかりが強調されるので、ついそこに目が行きますが、私が求めているのはそこではないのです。
だから、「高機能」=「多彩なアウトプットの加工技術」として紹介されればされるほど、なんだかハリボテのように見えてきます。

これだったら、サーバから元のデータだけもらってAccessのクエリを使ったり、VBAでプログラムを書いた方が実際の業務になぞらえた表現ができるし、ツールを自作する途上で現業務の見直しも図れ、合理化が進んで一石二鳥と思えました。
結局、私が社を離れた後も、私の企画で開発された自前のシステムツールが採用され続けたことを考えると、データベースも料理と同じく“素材の味”を感じられる調理法のほうが、普段の食卓(通常の業務現場)には合うのかもしれません。

ただし、残念なことに、こういったことができるのは「パワーユーザー」なのです(こちらの記事参照)。
つまり、データを使いこなせる人ほど、BIツールは使わないというジレンマが生じる。

その時勤めていた会社のシステムエンジニアと会って話すと、データネイチャーは使いづらいので起動もしていないそうです。
一方、ライセンスを割り当てられているユーザーたちは、ツールを使うイメージが無いから、やはり起動もしていないと言います。

はっきり言ってBIツールは「あったら便利そう」と、用途があいまいなまま購入決定することがほとんどではないでしょうか。私のいた会社ではそうでした。
使いこなせるほど自分たちが成熟していないので、分不相応に背伸びした買い物ですし、使えなくてほったらかしになっていても「どうせ会社の金で買ったものだし」と考えがちです。買ったもののレベルに合わせて自分のスタイルを変えていこうとする進歩は望めません。

つまり、私物として少しハイグレードな装飾品やインテリアを買った時のような、「このアイテムに相応しい私になる」みたいな歩み寄りが期待できない点を考慮すると、投資効率は極めて低い。
少なくとも提示金額にゼロを二つくらい足してみて、「こんなぜいたく品を、ウチが買う必要あるか?」という目で導入を検討するくらいがよいでしょう。

しかし、自社のデータベースを有効に使いたいというニーズ自体は非常に高く、それ用のシーズ開発・販売に躍起になる会社は多いですが、2010年当時、私が接したSIerサイドの人たちは、口をそろえて「データネイチャーは基幹システム全体の形が整ってから」というばかりで、どういうものかということすら説明しようとしなかったのが印象的でした。

一般的な活用事例とか、それがダメなら、せめてツールに対する個人的な印象でも話してもらいたいと、1対1もしくは1対2~3(私が「1」のほうです)の要件定義打ち合わせの際にも重ねて質問しましたが、上記の定型文句を繰り返すだけで話が広がらず、内心(こんなに話の展開力のない人たちが、クライアントの要求内容を引き出せるのか)と不安になったものでした。

もし、システム完成後にデモをやったとしても、私が経験したドクターサムの講習会の再現くらいが、彼らにとっての限界だったように思えます。
たぶん私も「こんなものを使うくらいなら」と早々に見切りをつけて、各種ツールは自作するか、自社のエンジニアに頼んで作ってもらい、BIツールそのものは宝の持ち腐れになったことは想像に難くありません。

結局、自社のことが一番よくわかるのは自社自身なので、ニーズに最も適切なシーズを準備する素質があるのは、やはり自社だと思います。
つまり、これを読んでいる【法人】の皆さんだということです。
社長が準備もせずに、なけなしのキャッシュをつぎ込まないよう、なんとか誘導してくださいね。

と、BIツール批判ばかりをしていますが、そういうことではなく、安易に考えて導入することの闇の部分にスポットを当てているだけで、逆に、その『自社用ツールの準備の仕方』を身に付けた会社にとっては絶大なアドバンテージを持てるということを伝えていきたいと思っています。
特に基幹システムの導入時に、一体いくらのコスト削減力を持つことになるか、金額換算すると気が遠くなる思いがします。
BIツールは買うだけでなく自作でき、自作ツールの準備の仕方がしっかりできると基幹システムの要件定義に好影響をもたらすからです。
(この『準備の仕方』については、また別の機会にお話しすることになるでしょう)

●戦略的利用と戦術的利用の違い

ちょっとうがった見方ですが、BIツールは使いどころを心得ているほどガラパゴス化が進むという一面があります。

「データネイチャーは普段使っているが、ウチでは継続的にこれを使って資料作成していて、手際よく使えるユーザーも何人かいるから、『身に付けるほどにガラパゴス化』はウチには当てはまらない」

これは、正式に決められた使い方とその成果の共通認識がある部署の意見で、この場合には、ガラパゴス化は当てはまりません。

たとえば、「先日の会議でレイアウト変更要請のあった例の表は、次回からどんな並びで売上高と粗利を併記させようか」とか、「どんなタイプのグラフにしようか」といったことを模索しながら使うのであれば、BIツールという若干敷居が高い道具を使っていても、やっていることが理解しやすく、孤立はしません。

私の言うBIツールの使いどころはその一歩手前で、
「ツールに読み込ませるデータベースを、どうやって準備するか」というところにあります。

「業界や市場の動向から、何らかの兆しをつかみ取って、自社事業の次の展開を創造したい」
とか、
「自社の体制強化を、インフラ(ハード)と社員の質(ソフト)の両面から構築し直したい」
等の目標があるのが企業の常の姿だと思いますが、このような、企画部門的な用途のためには『仮説の裏付け』としての機能が必要です。
伝票に基づく実績データだけでなく、社員や資産などのマスター情報のほか、営業日報やターゲット地区の世帯分布のような、基幹システムとは別の情報までを付け加えることもあります。

このように、【日常業務の効率化】【拡販】【抜本的体質改善】等、タイプの違う要求を、ひとつのデータベースで満たそうとするのは無理がありますし、企画などは特に『水モノ』なので、ずっと同じ構成で使い続けると、酷い陳腐化が起こります。

BIツールというのは、全体(会社全体、部署全体など)として効果を上げるためのコンセプト(戦略)を、繰り返し作業(戦術)として顕在化させる【仕組み】のことです。

それゆえ、戦略側から見た姿と、戦術側から見た姿の両面を持っていると思っていて、私の言う『使いどころ』は、戦略側のことです。

サーバからどのデータの塊りを取り出せば、戦略目的が達成できるかという目論見が最初に必要です。
次に、それがどんな形で格納されているとより効果的かを策定し、そのために実業務を工夫するという視点から現場を指揮することも極めて重要です。
大企業がこの舵取りをしても動きが鈍くなりますが、小規模企業にとっては比較的やりやすい。そしてこれを実施できれば非常に良質な仕組み作りが行われるので、繰り返し作業への跳ね返りが大きく、結果的に業績にも反映するでしょう。
【法人】の皆さんにとっては、脂肪燃焼しやすく、日常動作が軽々と行える良質な筋肉を身にまとうとか、バランス良く可動域の広い関節を手に入れるといったことになりますから、社会に対する働きとしても、より高いレベルを目指せるようになります。

ここまで準備したうえでのBIツール導入計画なら、それに見合う結果は引き寄せやすくなります。
なぜなら問題が発生したときに最初に着目するのは『一個人の不注意』とか『やる気』とか『教育のまずさ』といった漠然とした一般論や個人攻撃ではなく、【仕組みの適切さ】になります。

個人を追い詰めないので社員の抵抗も少なく、衆知を集めて改善点とその見通しを立てることができ、努力目標は明確になります。実行プロセスの計画や進行がしやすく、成果の測定方法も容易になります。

つまり、経営者が望む「IT投資による大きなリターン」を得ることも夢物語ではありません。
逆に、「システム化だ、BIツールだ」と安易に考えて大金を使ったところで、そう都合よく見返りを得られることはまずありません。

●戦術担当が戦略担当に羽化したときのために

ところで、BIツール(たとえばデータネイチャー)を戦術側で扱っている人たちの中には「私たちはデータネイチャーを使った企画の仕事をしている」と考えている人も多いでしょう。

多彩な結果を抽出し、用途に応じた様々なチャートを創案・表現することができて、しかもそれを素早く、質よくこなせる人は、重要な戦力です。

しかし一方で、データネイチャーがアクセスするデータベース(テーブル)の多くは、主に基幹システムのサーバ内から、誰かが何らかの意図で選定(合成)したひとつのテーブル内データにすぎず、担当者が日常的に行っている操作は、用意されたデータの『触り方』にすぎないとも言えます。

それゆえ、データネイチャーの操作に習熟した人が、その後企画部門内で昇進、又は他部署から企画へ引き抜かれ、今度は戦略的な(部署規模や全社規模での)業績アップを任されたとき、得意のBIツールがうまく使えず、期待された成果を出せずに苦しい思いをする、なんてことも、これから増えてくるのかもしれません。
何度も言いますがBIツールの神髄は、データネイチャー操作という戦術的繰り返しではなく、その元データの選別と、さらにその元の実業務の見直しなので、これまでの経験が全く生きない領域がかなりあるということです。
そこまでを見越したキャリアアップ(および人脈作り)をしながら繰り返し業務に従事してきた人でないと、はっきり言って務まらないでしょう。
(「成果よりまず社員の成長」という、教育に重点を置く企業ならよいのですが)

胸をときめかせて就いた憧れの企画業務のはずが、得意ワザが通用しない現実にぶち当たり、周囲からの重圧に耐えかねる頃、またもやSIerの出番がやってくるというわけです。
苦しいさなかに、悩みの種であるBIツールのグレードアップや、新たな追加システムのプランを紹介されると、救われたような気になるかもしれません。
が、それはまるで『今のクスリが効かなくなったから、より強いクスリを』というイタチごっこと同じです。

『引き算の組織健康学』に書きましたが、【法人】の皆さんにとってSIerは医師ではなく、医師の処方の結果出されたクスリです。
容量と用法等、使用上の注意をしっかり守って使わなければ、健康のために取り入れたSIerが、逆に皆さんの身体をむしばむことになります。

先ほど述べたように、自社のことが最もよくわかるのは自社です。投資効率の悪いキャッシュアウトを招かないよう、自社に必要なシーズの準備をしっかりしておきましょう。それが出来ていない場合、会社の規模が大きくなるほど、キャッシュアウトの額は幾何級数的に大きくなります。
だから、小さなうちからデータベースの上手な活用方法を身に付けておく必要があると思うのです。